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以信用证与出口单据的发票自上而下 外贸审单的工作方法

(一)纵横审单法

以信用证与出口单据的发票自上而下,进行逐字逐句核对,再将其他单据与信用证的有关条款核对,这叫“纵向审单”。 完成纵向审单后,再以发票为中心与其他单据进行核对,特别注意共有项目是否相一致,这就是“横向审核”。这种方法可归纳成以下几句话:“先修改,再开始;证在左,单在右;逐条来,莫急躁;单证符,顺利过;若不符,写下来;单据间,亦相符;如不符,要记住;审单毕,洽前道,改单据,或担保”。步骤如下:

①拿到信用证和单据后,应先查看有无信用证修改书,而且这些修改书中是否有受益人“不能接受”的批注;

②如果信用证有修改书,而且受益人都接受,那么将修改内容在信用证原条款上做好相应记录,确保信用证条款是有效完整的;

③接着,按信用证条款先后顺序对单据逐一审核,条款中涉及到哪种单据,就将这种单据找出来并进行审核。审毕,将这种单据放在固定和便于翻阅的位置;

④确保单据中的内容与信用证条款相一致,如有不一致的,应随手记录在工作联系单上;

⑤除了将单据内容与信用证条款相核对外,还要注意单据中某些内容在信用证中虽然没有规定,但与其他单据有联系。这时也应找出相对的单据进行核对,确保“单单相符”;

⑥审单完毕后,将所发现的“不符点”一并与前道业务环节沟通,落实解决办法。

(二)“先数字/后文字”审单法

在单据数量比较集中时,可以先将各种单据的所有数字,如单价、数量、毛净重、尺码、包装件数等,进行全面的复核,然后,再采用纵横审单法对其他内容进行审核。

(三)“先简后繁”法

在审单业务中,往往可能一次送来众多单据,在先后顺序的安排上可以先做“简单/容易的单据”,后做“较为烦复的单据”。实务中,先将“容易”、页数少的单据做掉,对于那些数量浩大,内容繁复的单据就可以静下心来,有条不紊地做,这样不容易出岔错。审单,往往要赶时间。虽然《UCP500》规定,银行的审单时间为“七个工作日”,但是多数银行要求职员在“一个工作日”内完成审单任务。如果先做复杂的单据,前面拖的时间过长,后面还有大量未做的单据,心情烦躁,很可能引起失误。

(四)按“装运日期”审单法

出口业务量大,批次又多的企业。为了保证及时收汇,可以按照货物装运日期的先后依次进行审核,争取在提单签发前完成预审工作,及时改正差错,以便在取得正本提单后可以立即向银行交单。

(五)分地区客户审单法

不同国别,不同进口商对出口单证的要求各异,但同一国别地区或同一客户对出口单证的要求则基本相同。审单员对世界各地区或进口商的单证特点往往不能全面掌握,因此,对某一地区客户的特殊要求往往会有所疏漏。为了提高效率和质量,业务量较大的单位,可采用分地区客户审单的工作方法。过去,省级外贸公司在处理出口业务时,常分“欧洲科、日本科、北美科或中东非洲科”等等,这些业务人员对某一地区的交易习惯了如指掌。

(六)先读后审法

即在处理前,先将信用证从头到尾通读一遍,然后再按信用证条款依次审核。即“读全文,阅修改,抓要点,做记号;通读后,再审单,证在左,单在右;单证符,顺利过;若不符,写下来;单据间,须相符;如不符,切记牢;审单毕,洽客户”。具体处理:

1、首先对信用证全文通读,边读边记,并随手在特别要关注的地方做个记号,以便审单时引起重视;

2、同时,查看有无信用证的修改,而且这些修改中是否有受益人“不接受”的批注;

3、如果信用证有修改,而且受益人都接受,那么,将修改内容在信用证的原条款上做好相应记录,确保信用证条款是有效完整的;

4、接着,就是按单据的主次关系审核。首先,将一些重要单据,例如,发票、提单先行审核,然后以它们为参照物,审核其他单据。同时,要注意将信用证有关这类单据的规定贯穿于此,做到“单证一致、单单相符”。如发现有任何不符点,应立即记录在案。如信用证规定,所有单据要显示“合同、信用证号码”,那么,全部单据就此条款进行检查一遍,以免遗漏。

5、审核完毕后,将所发现的不符点一并与前道业务环节沟通,落实解决办法。

(七)先审后读法

即按信用证条款依次审核各种单据后,最后,再通读信用证全文,确保每一条款未被遗漏。

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